Biztos vagyok benne, hogy Ön nem esik ezekbe a gyakori csapdákba a vállalati kommunikáció során!

Megszólalt Till Tamás családjának ügyvédje: szexuális indítéka lehetett a gyilkosnak!

Az e-mail alapvető formája nem kínál titkosítást, ami azt jelenti, hogy bárki, aki hozzáfér az e-mailhez, könnyedén olvashatja az üzenet tartalmát, miközben az az interneten keresztül utazik. A modern e-mail szolgáltatások többsége már titkosítást igényel, amely a munkáltató feladata, de érdemes saját kezűleg is titkosítani a fájlmellékleteket, főleg ha azok érzékeny vagy bizalmas információkat tartalmaznak. Ez a gyakorlat nemcsak biztonságosabbá, hanem tudatosabbá is teszi az információkezelést.

Ez általában annyit tesz, hogy az összes fájlt egy titkosított ZIP-archívumba kell helyezni, ami könnyen elvégezhető az olyan alkalmazásokkal, mint a WinZip. Ezután a címzettel megoszthatja a ZIP jelszavát egy másik csatornán keresztül, például telefonhíváson keresztül, vagy lehet, hogy van egy jelszó, amelyben a levél elküldése előtt megállapodtak.

Ha egy céges bejelentés részeként kap egy e-mailt, vagy egyébként nagyszámú e-mail címet lát a kapott levél CC (másolat) mezőjében, akkor nagyon óvatosnak kell lennie. Ha megnyomja a "válasz mindenkinek" gombot, akkor a listán szereplő összes személyt bemásolja.

Ez nem csak bosszantó lehet mások számára, de hatalmas forgalmat is generálhat az e-mail szerveren, különösen, ha többen is ugyanezt tették. Egyszerűen biztonságosabb, ha új e-mailt hoz létre, amelyet közvetlenül annak a személynek vagy személyeknek címez, akivel vagy akikkel beszélni szeretne. Emellett az is igaz, hogy lehet az egyes személyekkel nem ugyan azt a nyelvezetet használjuk, amit az egész csoporttal használnánk, ez is okozhat kisebb-nagyobb kellemetlenségeket.

Az e-mail etikett betartása elengedhetetlen, ha szeretné, hogy új munkaadója pozitív képet alkosson Önről. Ne siessen a „küldés” gomb megnyomásával; érdemes alaposan átgondolni üzenetét, mielőtt véglegesen elküldi!

Mindig feltételezze, hogy bármilyen kommunikációt, amelyet vállalati eszközzel vagy vállalati alkalmazással vagy fiókkal folytat, naplóznak, tárolnak, és bármikor előhívható és áttekinthető. Mindannyiunknak vannak rossz napjai, de nem jó ötlet egy céges e-mailben túlságosan negatív hangvétellel beszélnie, vagy más módon helytelen dolgokat mondania. Még akkor sem, ha úgy gondolja, hogy ez csak ön és egy másik kolléga között zajlik.

A legjobb, ha négyszemközt beszél az illetővel, vagy használja a saját eszközét és a saját privát, végponttól végpontig titkosított üzenetküldő alkalmazását. Még így is csak az az egyetlen igazán privát beszélgetés, amit saját magával folytat, mivel a beszélgetőpartner könnyen készíthet képernyőfotót a beszélgetésről, hogy később felhasználhassa Ön ellen.

Kétféle másolatküldési lehetőség létezik az e-mailekben, de a BCC (titkos másolat) funkció a legjobb választás a legtöbb esetben. A BCC használatával több címzettnek küldhet e-mailt anélkül, hogy a címzettek láthatnák egymást. Ez különösen hasznos lehet, ha a címzettek nem ismerik egymást, valamint ha nem szeretné, hogy a válaszok nyilvánosak legyenek egy kisebb csapaton belül. Így a BCC funkció nemcsak a magánélet védelmét szolgálja, hanem a kommunikáció etikáját is elősegíti.

Amikor tömeges e-mailt küldesz ügyfeleidnek vagy vásárlóidnak, elengedhetetlen, hogy a BCC (vak másolat) funkciót alkalmazd. Ha ezt elmulasztod, komoly adatvédelmi problémákba ütközhetsz, amelyek számos kellemetlenséget okozhatnak. Jobb elővigyázatosnak lenni, és véletlenül a BCC-t választani, mintsem a hagyományos CC-t használni, amely felfedheti mások e-mail címeit.

Önnek saját e-mailje van, ezért ne használja a céges e-mailjét személyes dolgokra, például az orvosával, ügyvédjével, barátaival való kommunikációra vagy online fiókok regisztrálására. Nemcsak hogy gondot okoz, ha munkahelyet vált, de a céges erőforrásokat is személyes célokra használja - ami általában nem megengedett.

Lehet, hogy már észrevette, hogy a céges fiókjából küldött e-mailek alján található egy apró betűs szöveg. Ez az értesítés a cég jogi előírásait tartalmazza az e-mailek használatára vonatkozóan, és hangsúlyozza, hogy az e-mailek tartalma a vállalat szellemi tulajdonát képezi, amelyet szigorúan be kell tartani.

Minden vállalat esetében előfordulhat, hogy a szöveg némileg eltérő formában jelenik meg, azonban elengedhetetlen, hogy időt szánjon az apró betűs rész alapos átnézésére. Még ennél is lényegesebb, hogy pár percet áldozzon arra, hogy megismerkedjen a vállalati e-mail szabályzatot tartalmazó dokumentummal. Ha ezt elmulasztja, könnyen előfordulhat, hogy véletlenül megszegi a szabályzatot, és akkor már nem hivatkozhat arra, hogy nem volt tudomása róla.